KETATALAKSANAAN LEMBAGA PENDIDIKAN

Pengertian Ketatalaksanaan Pendidikan

Tata laksana atau disebut juga tata usaha pendidikan yaitu segenap proses kegiatan menghimpun (menerima), mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim dan menyimpan semua bahan keterangan yang diperlukan oleh organisasi. Dalam pengertian ini tata usaha bukan hanya meliputi surat-surat saja tetapi mencakup pengeloaan semua bahan ketrangan atau informasi yang berujud warkat.

Sedangkan menurut William Leffingwe dan Edwin Robinson yang telah diterjemahkan oleh The Liang Gie pekerjaan kantor atau tata laksanan ini pekerjaannya menyangkut segala usaha perbuatan menyangkut warkat, pemakaian warkat-warkat dan pemeliharaannya guna dipakai untuk mencari keterangan dikemudian hari

Keunggulan dan fungsi sistem penanganan kearsipan yang tertata dalam setiap organisasi, yaitu sebagai berikut:

a.    Aktivitas kantor/organisasi akan berjalan dengan lancar.

b.     Dapat dijadikan bukti-bukti tertulis apabila terjadi masalah

c.    Dapat dijadikan sebagai sarana komunikasi secara tertulis

d.    Dapat dijadikan bahan komunikasi

e.    Dapat menghemat waktu, tenaga dan biaya

f.    Sebagai alat pengingat

g.    Sebagai alat penyimpan warkat.

h.    Sebagai alat bantu perpustakaan di organisasi apabila memiliki perpustakaan

i.      Merupakan bantuan yang berguna bagi peimpinan dalam menetukan kebijaksanaan organisasi.

j.     Kearispan berarti penyimpanan secara tetap dan teratur warkat-warkat penting mengenai kemajuan organisasi.

 

Sistemkearsipan yang seringdanmasihberlaku di instansiinstansidiantaranyasebagaiberikut:

a.    Sistem sentralisasi merupakan kearispan dimana semua surat perusahaan disimpan dalam satu ruangan bukan dalam kantor terpisah.

b.    Sistem desentralisasi adalah sistem kearsipan yang dalam pelaksanaannya tidak dipusatkan pada satu unit kerja, karena masing-masing unit pengolah menyimpan arsipnya

Penanganan Surat Menyurat

 

Proses penanganan surat menurut LAN RI (1997), melalui tahap-tahap sebagai berikut :

a.    Penyortiran surat, berdasarkan surat penting, surat dinas pemerintahan, surat dinas perusahaan dan surat dinas perorangan.

b.    Pembukaan sampul dan pengeluaran surat dari dalam sampul

c.    Meneliti surat.

d.    Pembacaan surat dan pemberian kartu disposisi.

e.    Penyampaian surat (intern).

f.    Pencatatan surat (menggunakan kartu kendali, buku agneda, buku pembantu agenda)

g.     Langkah akhir (penyimpanan surat baik arsip aktif maupun inaktif).

 

Dalam penyusunan surat dikenal beberapa petugas penghimpun(penerima), penyortir, pencatat, pengarah, pengolah dan penata arsip

a.    Penerima surat bertugas:

·         Menerima surat

·         Menerima jumlah dan alamat surat

·         Memberi paraf dan nama terang pada buku ekspedisi

·         Meneliti tanda-tanda kerahasiaan surat, kesesuaian isi surat

·         Meneruskan kepada penyortir surat

b.    Penyortir surat bertugas:

·         Menerima surat masuk

·         Mengelompokkan surat kedalam surat dinas dan pribadi

·         Membuka surat dinas berdasarkan jenis surat penting dan surat biasa

·          Meneliti lampiran

·         Membubuhkan tanda penerimaan pada setiap surat

·         Menyampaikan surat yang sudah terbuka atau masih tertutup kepada pencatat surat

c.    Pencatat surat bertugas:

·         Menerima, menhitung dan mencatat surat yang sudah diteliti

·         Mencatat surat tersebut pada pengantar surat, kartu kendali, lembar pengatar surat rahasia

·         Menyampaikan surat diatas setelah dilampiri lembar pengantar dan kartu kendali

d.    Pengarah bertugas:

·         Menerima, meneliti surat yang telah dilampiri lembaran pengantar atau kartu kendali, untuk itu serahkan dengan menunjukkan siapa pengolah surat

·         Menyampaikan surat tersebut diatas kepada pengolah, dengan melalui petugas tata usaha sekolah

·         Menyimpan arsip kartu kendali satu lembar

e.    Pengolah bertugas:

·         Menerima surat, membahas sendiri atau membahsa dengan memberikan disposisi pada lembar disposisi yang telah tersedia

·         Mengembalikan surat yang telah diolah kepada pengarah melalui petugas tata usaha yang ditempatkan padanya

f.    Penata arsip bertugas:

·         Mengolah surat dari pengarah yang telah disimpan pada almari berkas sesuai dengan system klasifikasi yang berlaku

·         Menerima kartu kendali untuk disimpan pada tempatnya

·         Mengirim kartu kendali lain pada pengolah sebagai bukti bahwa surat yang sudah diolah sudah disimpan dibagian arsip

 

Ruang Lingkup Kegiatan dalam Urusan Ketatalaksanaan Pendidikan

Bagian ketatausahaan sekolah dimaksudkan untuk dapat mempermudah proses penyelanggaraan kegiatan pendidikan di sekolah. Secara rinci kegiatan sekolah yang dibantu kemudahannya adalah kegiatan-kegiatan sebagai berikut:

·         Kegiatan yang menyangkut manajemen kurikulum.

·         Kegiatan yang menyangkut manajemen murid.

·         Kegiatan yang menyangkut manajemen personil atau tenaga pendidik dan tenaga kependidikan.

·         Kegiatan mengenai pekerjaan surat menyurat.

·         Kegiatan yang menunjang manajemen keuangan.

·         Kegiatan yang menunjang manajemen sarana prasarana.

·         Kegiatan yang menunjang hubungan sekolah dengan masyarakat.